DSGVO konforme Maklersoftware: So gelingt die rechtssichere Immobilienvermarktung

DSGVO konforme Maklersoftware: So gelingt die rechtssichere Immobilienvermarktung

KI für Unternehmen
November 26, 2025•0 min read

DSGVO konforme Maklersoftware: So gelingt die rechtssichere Immobilienvermarktung

Geschätzte Lesezeit: 6 Minuten



Wichtige Erkenntnisse

  • DSGVO konforme Maklersoftware reduziert Verwaltungsaufwand deutlich und senkt rechtliche Risiken.
  • Transparente Datenschutzprozesse stärken das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.
  • Wichtige Funktionen sind Einwilligungsmanagement, Audit-Logs, automatisierte Löschkonzepte und starke Verschlüsselung.
  • Preisspannen moderner Lösungen liegen typischerweise zwischen 19,90 € und 60 € pro Nutzer/Monat.
  • Bei Interesse an einer Demo oder individueller Beratung: Kontaktieren Sie uns noch heute.


Inhaltsverzeichnis



DSGVO konforme Maklersoftware ist für Immobilienmakler heute unverzichtbar. Ohne die richtige Compliance Software Makler riskieren Sie nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch den Verlust des Vertrauens Ihrer Kunden. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der richtigen rechtssicheren Immobilienvermarktung Ihr Unternehmen schützen und gleichzeitig effizienter arbeiten können.



Warum DSGVO konforme Maklersoftware essenziell ist



Risiken bei Nicht-Einhaltung der DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung sieht drastische Strafen vor. Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (Art. 83 DSGVO, Quelle).

Zusätzlich zu behördlichen Sanktionen drohen Schadenersatzansprüche betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO. Bereits eine einzige unrechtmäßige Datenverarbeitung kann zu Klagen führen. Der Reputations- und Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern ist oft schwerer zu beheben als monetäre Sanktionen.



Die zentrale Rolle der Software

Eine DSGVO konforme Maklersoftware unterstützt Sie dabei, die Grundsätze aus Art. 5 DSGVO systematisch umzusetzen: Rechtmäßigkeit, Datenminimierung, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Die Software ermöglicht technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO professionell zu implementieren.

„Das Accountability-Prinzip verlangt, dass Sie die Einhaltung aller Datenschutzgrundsätze nachweisen können.“

Besonders wichtig ist die Unterstützung bei den Nachweispflichten: Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO muss lückenlos geführt werden. Der Markt für Datenschutz-Tools für Immobilienmakler wächst kontinuierlich - detaillierte Vergleiche und Marktübersichten zeigen unterschiedliche Leistungsprofile und Preisstrukturen (siehe z. B. Maklersoftware-Vergleich, trusted.de, immoxxl.de).



Kernfunktionen einer DSGVO konformen Maklersoftware



Einwilligungsmanagement (Consent Management)

Das Herzstück jeder Compliance Software für Makler ist ein professionelles Einwilligungsmanagement. Die Software muss versionierte, zweckgebundene Einwilligungen mit Zeitstempel, Quelle und Textfassung dokumentieren. Ein integrierter Widerruf-Prozess ist ebenso unverzichtbar wie Double-Opt-In-Verfahren für Newsletter-Anmeldungen. Nützliche Integrationen und Best-Practice-Beispiele finden Sie hier: Integration & CRM.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO - die Software muss beweisen können, wer wann in welche Datenverarbeitung eingewilligt hat.



Rechte- und Rollenkonzept

Ein durchdachtes Berechtigungssystem folgt dem Least-Privilege-Prinzip. Mitarbeiter erhalten nur benötigte Zugriffsrechte. Moderne Systeme bieten granulare Rollen, Freigabe-Workflows sowie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Single Sign-On (SSO). Viele Vergleiche zeigen dies als Kernanforderung (Quelle).



Audit-Logs und Protokollierung

Unveränderbare, manipulationssichere Logs sind für die rechtssichere Immobilienvermarktung unerlässlich. Die Software muss dokumentieren: Wer hat wann was von wo aus getan? Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen unterstützen das Accountability-Prinzip und erleichtern behördliche Prüfungen.



Lösch- und Archivierungsfunktionen

Automatisierte Löschregeln nach Zweck und Frist sind Pflicht. Die Software sollte Sperrkonzepte und selektive Anonymisierung unterstützen. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden als erforderlich. Für Makler: Interessenten ohne Vertrag sollten nach definierten Fristen gelöscht oder gesperrt werden; Vertragsunterlagen müssen handels- und steuerrechtlich archiviert werden.

Nützliche Implementierungsbeispiele: Dokumentenautomation & Vertragsanalyse, Vertragsmanagement, eSign & rechtsichere Prozesse.



Verschlüsselung und Datensicherheit

TLS 1.2+ für die Datenübertragung, AES-256 für gespeicherte Daten sowie professionelle Schlüsselverwaltung (KMS/HSM) gehören zum Standard. Einige Anbieter bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für besonders sensible Dokumente. Details zu Signatur- und Verschlüsselungstools: Digitale Signatur.



AV-Verträge und Auftragsverarbeitung

Art. 28 DSGVO regelt die Auftragsverarbeitung. Ihre DSGVO konforme Maklersoftware muss Unterstützung für AV-Verträge (Auftragsverarbeiter-Vereinbarungen), Provider-Checks und Vertragsmanagement bieten. Praktische Lösungen und Vertrags-Workflows finden Sie hier: Vertragsmanagement & AVV.



Praxis-Tipps für die Implementierung

  • Starten Sie mit einer Risikoanalyse: Welche Daten verarbeiten Sie und welche Risiken bestehen?
  • Wählen Sie eine Lösung mit integriertem Einwilligungsmanagement und Audit-Logs.
  • Dokumentieren Sie Prozesse und setzen Sie automatische Lösch- und Anonymisierungsregeln.
  • Prüfen Sie die Anbieter regelmäßig und fordern Sie Nachweise zu TOM und Zertifizierungen an.
  • Nutzen Sie externe Beratungsangebote für die Einführung - z. B. Fiyam Digital unterstützt bei Auswahl und Implementierung.


FAQ



Was bedeutet „DSGVO konforme Maklersoftware“ genau?

Kurz: Eine Lösung, die datenschutzrechtliche Prinzipien technisch und organisatorisch abbildet - z. B. Einwilligungsmanagement, Protokollierung, Löschkonzepte und Verschlüsselung.



Welche Funktionen sind für Makler besonders wichtig?

Einwilligungsmanagement, Rechte- und Rollenkonzepte, Audit-Logs, automatisierte Löschregeln sowie starke Verschlüsselung und AV-Vertragsunterstützung.



Wie finde ich die passende Software?

Vergleichen Sie Funktionen, Preise und Nachweise zu TOM. Nutzen Sie Marktvergleiche (z. B. Fiyam Digital Vergleich) und fordern Sie Anbieter-Demos an.



Brauche ich einen externen Datenschutzbeauftragten?

Das hängt von der Größe und der Art der Datenverarbeitung ab. Viele Makler profitieren von externer Expertise zur Absicherung der Prozesse - sprechen Sie ggf. mit einem spezialisierten Dienstleister.



Weiterführende Quellen:



Wenn Sie eine Demo einer DSGVO konformen Maklersoftware testen möchten oder eine individuelle Beratung zur rechtssicheren Immobilienvermarktung benötigen, unterstützt Sie Fiyam Digital bei der Auswahl und Implementierung der passenden Lösung für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns.



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